Cari Borç-Alacak Takibi Nasıl Yapılır?
“Hatır”la yürütülen müşteri hesabı, işletmenin en sessiz nakit kaybıdır. Cari takip; her müşteride ve tedarikçide ayrı ayrı kimde ne kadar var sorusunun, tarih ve belgeyle cevaplanabilir hâlidir.
Önce bakış açısını netleştirin
- Müşteri carisi: Malı siz sattınız, parası gelecekte → bu sizin alacağınızdır.
- Tedarikçi carisi: Malı siz aldınız, parayı ödeyeceksiniz → bu sizin borcunuzdur.
Kayıt tutarken “borç/alacak” sütunlarını kimin defterinden baktığınızı bilmeden doldurursanız, tablo dolu ama sonuç yanlış olur. Tek kural: sizin gözünüzden alacak artıyorsa borç hanesine, borç artıyorsa alacak hanesine değil; her sistemde tutarın tarafını adıyla yazın.
Caride tutulacak dört şey
- Açılış bakiyesi: Takibe başladığınız gün “önceki hesaptan devir” satırı olmalı. Devirsiz başlayan cari, eski alışverişi siler ve ilk tahsilatta şaşırır.
- Hareketler: Tarih + açıklama + belge no + tutar. Satır, fatura kesildiği gün değil mal/para el değiştirdiği gün yazılır.
- Kapamalar: Tahsilat/ödeme hangi satırı kapattığıyla bağlanmalı (kısmi kapama da mümkündür). “Toplamı düş” mantığı, hangi faturanın açıkta kaldığını gizler.
- Vade: Her alacak/ödeme satırında vade tarihi varsa, yaklaşan ödemeler listesi otomatik anlamlı olur. Vadesiz takvim, takvimsiz hatırlatmadır.
Yaşlandırma: alacağınız kaç gündür bekliyor?
| Aralık | Ne anlama gelir? |
|---|---|
| Vadesi gelmemiş | Rahat; ama tahsilat planına yazın. |
| 1-30 gün gecikmiş | Hatırlatma zamanı: çoğu ilişkide sessizce düzelir. |
| 31-90 gün | Yazılı takip + mutabakat talebi; siparişlerde limit kontrolü. |
| 90+ gün | Kalıcı risk adayı: avukat/ihtar yolunun zamanlaması düşünülür. |
Yaşlandırma raporunun gücü tek soruda: “Bu ay hangi müşteri, kaç gün ve ne kadar bekletiyor?” Bu liste yoksa tahsilat enerjisi en yüksek sesliene değil, en çabuk erişilenene gider.
Çek/senet ve banka ile birlikte yürütün
Cari takibin en sık kırıldığı yer kapama anıdır. Çek almak tahsilat değildir: müşteri çeki verdiğinde carinin açığı kapanmaz, çek portföye girer; çek bankada tahsil edildi durumuna geçtiğinde cari kapama yapılır. Banka ekstrelerinden dönen EFT/havaleler cari satıra bağlanmazsa “kasada var ama kimin borcuna?” muammâsı büyür. (Ayrıntılar: çek kontrol rehberi ve ekstre içe aktarma.)
Mutabakatsız cari bırakmayın
Dönem sonunda (ay veya üç ay) karşı tarafla bakiye teyitleşilir: “31 Ekim itibarıyla bana 42.500 TL borcunuz var” cümlesi iki tarafça da onaylanmadıkça, ayrışan bakiyeler sessizce birikir. Mutabakat, cari takibin freni gibidir — iyi günde gereksiz, şaşan günde tek kurtarıcı.
Carilerinizi tek ekranda görün
Kimde ne kadar açık var, hangisi gecikti, hangisi bu hafta kapanacak: kaydınızı açın, örnek verilerle deneyin.
FinKasa’yı ücretsiz dene Ekstre içe aktarma rehberiSıkça sorulan sorular
Cari borç mu alacak mı — hangisi benimki?
Bakış açısına göre değişir, bu yüzden en sık karıştırılan çifttir. Müşteri size borçluysa o caride sizin alacağınız vardır; tedarikçiden mal aldıysanız o caride sizin borcunuz vardır. Kayda geçerken “kimin defterinden bakıyorum” sorusunu sorun.
Yaşlandırma raporu nedir?
Açık alacakların vadeye göre kaç gün geciktiğini 0-30, 31-60, 61-90, 90+ gibi aralıklarda gösteren rapordur. Tahsilat enerjisi en eski ve en yüksek tutarlı dilime yönlendirilir; hangi müşterinin ne kadar beklettiği tek yerden görülür.
Mutabakat neden şarttır?
İki tarafın bakiyeyi ayrı ayrı tuttuğu her ilişki zamanla ayrışır; dönem sonunda yazılı veya sözlü mutabakat yapılmazsa uyuşmazlık büyüdüğünde hangisinin doğru olduğu bilinemez.
Çek/senetle yapılan tahsilat caride nasıl görünür?
Çek almak tahsilat sayılmaz; müşteri çeki verdiğinde açık azalmaz, çek portföye girer. Çek bankada tahsil edildiğinde caride kapama yapılır. Aksi halde “tahsil edildi sanılan” alacaklar ile kasaya giren para birbirini tutmaz.